Openbaar Aanbesteed

Commotie gisteren in Mechelen in de zaak Janssens rond de fraude inzake verkeerssignalisatie en stadsmeubilair. De schepen van financiën en een ambtenaar worden in verdenking gesteld voor "corruptie" of het niet correct volgen van de regelgeving rond openbare aanbestedingen. Als consultant werd en word ik met de gang van zaken in aanbestedingen van tijd ook geconfronteerd. Dit wordt geen achter de schermenbijdrage, klokkengelui of uit de doekenreportage. Wel een aantal beperkende ideeën bij dit soort procedures:


De aanbestedende overheid zou minimaal

1. zelf moeten kunnen inschatten hoeveel tijd het zal vergen om een kwalitatief antwoord te formuleren op een aanbesteding zodat een realistische inspanning kan gevraagd worden van mogelijke antwoordende partijen.
2. moeten afbakenen wat de scope van de opdracht precies is of het gebrek aan een scope duidelijk voorop stellen en voorwerp maken van de opdracht.
3. moeten een marktscanning doen om in te schatten hoeveel partijen en dewelke voor de opdracht in aanmerking zouden kunnen komen.
4. naar kwaliteit duidelijk bepalen wat zij concreet verlangt en wat een concrete startdatum voor het project is. Zij hoeft daarvoor niet te wachten op de consultant tenzij dit stadium in het project vervat is.
5. grenzen stellen aan de omvang van concrete methodologieën en aanpakken die in het projectvoorstel moeten geïntegreerd worden zodat deze aanbestedingen niet ruiken naar gratis advies.
6. tijd vrij moeten maken voor onderhandelingen, na een eerste ronde, binnen de grenzen van het project. Dit soort fases vergen veelal projectvoorstelaanpassingen wat in sommige gevallen weken tijd vergt voor verschillende FTE's.
7. moeten toelaten informele contacten met de antwoordenden te laten doorgaan zodat de projectvraag een duidelijker kader krijgt.
8. moeten toelaten dat tijdens de uitvoering van een project de klant wordt uitgenodigd voor een activiteit zoals het bijwonen van een voetbalmatch.

Het is misschien es tijd om een aantal partijen rond de tafel te brengen om over de aanbestedingsprocedures te brainstormen zodat het niet alleen de overheid is die bijkomende bepalingen en verplichtingen oplegt aan de potentiële dienstverlener. Elk jaar wordt de werkdruk op de antwoorder verhoogd, elk jaar meer papier en informatie. Er is een grens aan de rek om met beperkte informatie al op voorhand een antwoord te geven op de vraag. Regulitis meneer! Maar dit gaat natuurlijk niet om verkeersborden...